Bariery w efektywnej komunikacji pisemnej

Efektywna komunikacja pisemna może oznaczać różnicę, kiedy starasz się o wymarzoną pracę - może uniemożliwić Ci awans po zdobyciu pracy lub uniemożliwić sukces w świecie akademickim. Aby przełamać bariery w komunikacji pisemnej, nie spiesz się podczas pisania, ponieważ zbyt szybkie pisanie często prowadzi do błędów, które powodują nieporozumienia. Unikaj nieporozumień, przeglądając swoje teksty przed ich wysłaniem. Przejrzysta komunikacja pisemna jest ważnym aspektem w każdej korespondencji biznesowej lub akademickiej.

Drobne rzeczy

Błędy gramatyczne lub ortograficzne mogą wydawać się trywialnym szczegółem w korespondencji takiej jak e-mail, ale leniwe pisanie może odwrócić uwagę czytelnika od punktu, który próbujesz przedstawić. O ile nie da się uniknąć popełnienia błędu od czasu do czasu, o tyle gdy Twój tekst jest ich pełen, mogą pojawić się negatywne konsekwencje, takie jak utrata pracy lub niepowodzenie na kursie. Drobne błędy mogą wskazywać, że jesteś niewykształcony lub niedbały. Na przykład, unikaj typowych błędów ortograficznych, w tym używania "to" zamiast "too" i "loose" zamiast "lose" w odniesieniu do czegoś, co zostało utracone. Wiedz, kiedy używać "ich", "tam" i "są", na przykład. Zawsze pamiętaj o sprawdzeniu pisowni i jeśli to możliwe, znajdź kogoś, kto zredaguje twoją pracę, zanim ją wyślesz.

• Błędy gramatyczne i ortograficzne mogą wydawać się trywialnym szczegółem w korespondencji, takiej jak e-mail, ale leniwe pisanie może odwrócić uwagę czytelnika od punktu, który próbujesz osiągnąć.

Temat korespondencji

Pisarze często zawierają bezużyteczne informacje zamiast skupić się na celu, ale wiadomość jest przekazywana łatwiej poprzez prowadzenie z tematem dyskusji. W dalszej części tekstu podaj szczegóły dotyczące tematu. Możesz jasno zakomunikować wszelkie dodatkowe informacje, używając słowa "również" lub frazy "Powinienem również zauważyć." Pisząc o tematach pobocznych, podziel swoje pismo na akapity. Dzieląc tekst na części, czytelnik może łatwiej podążać za tokiem dyskusji.

• Pisarze często włączają bezużyteczne informacje zamiast skupić się na celu, ale wiadomość jest przekazywana łatwiej poprzez prowadzenie z tematem dyskusji.

Znaczenie

Nieporozumienie może wystąpić, gdy odbiorca wiadomości źle interpretuje intencję pisarza. Słowa znaczą różne rzeczy dla różnych ludzi w różnych kontekstach. Przykład w książce Flat World Knowledge przytacza japońskiego kierownika działu zapasów w małej firmie, który napisał do swojego pracownika, że chce, aby każda przesyłka przekraczająca 25 paczek była dostarczana do jego sklepu w Japonii. Osoba odbierająca przesyłkę myślała, że jeśli wysłano 28 paczek, to kierownik chce, aby wszystkie 28 zostało wysłanych do niego w Japonii. W rzeczywistości menedżer chciał, aby tylko nadmiarowe paczki zostały do niego wysłane, co obejmowało tylko trzy paczki.

• Nieporozumienie może wystąpić, gdy odbiorca wiadomości źle interpretuje intencję piszącego.
  
• Osoba odbierająca myślała, że skoro wysłano 28 paczek, to kierownik chciał, aby wszystkie 28 wysłano do niego do Japonii.

Format

Poprawne sformatowanie korespondencji jest ważne dla skutecznej komunikacji. Bez tematu, swojego imienia i nazwiska oraz konkretów dotyczących tego, do czego się odnosisz, możesz wypełnić tekst barierami komunikacyjnymi. Na przykład, e-mail do profesora od studenta, w którym nie ma imienia i nazwiska, może stanowić problem dla profesora, aby zająć się problemem, który student ma. W swoim e-mailu student skarżył się, że nie jest w stanie wykonać zadania w wyznaczonym terminie. Profesor nie miał pojęcia, co powiedzieć, ponieważ student nie określił ani klasy, ani siebie.

• Poprawne sformatowanie korespondencji jest ważne dla skutecznej komunikacji.
  
• Na przykład e-mail do profesora od studenta, który nie ma w nim imienia, może stanowić problem dla profesora, aby odnieść się do problemu, który ma student.