Zalety i wady archiwizacji chronologicznej

Aktualizacja chronologiczna jest metodą archiwizacji dokumentów, która pozwala na zachowanie wszystkich dokumentów związanych z daną transakcją lub relacją biznesową. Główną z jej zalet jest to, że chronologiczne archiwizowanie jest dokładnym prowadzeniem dokumentacji. Jest w stanie opowiedzieć historię transakcji lub relacji osobie nieobeznanej z wydarzeniami. Jednakże, archiwizacja chronologiczna ma swoje wady, a jej siostrzana metoda archiwizacji może oferować lepszy system, w zależności od przechowywanych dokumentów.

Definicja

Plikowanie chronologiczne oznacza organizowanie dokumentów, rachunków i innych zapisów przy użyciu daty na dokumencie lub daty utworzenia lub modyfikacji pliku. Najstarszy dokument jest umieszczany na początku pliku, a wszystkie kolejne dokumenty są umieszczane w podobny sposób, zgodnie z datą i miesiącem (np. 1 sierpnia, 15 września, 30 sierpnia).

Pros

Plikowanie chronologiczne jest doskonałą metodą dla dużych zakupów i znaczących relacji biznesowych. Wszystkie powiązane dokumenty są przechowywane od daty zakupu lub rozpoczęcia relacji do dnia dzisiejszego, co pozwala dokładnie wyjaśnić, jak przebiegały wydarzenia i jakie osoby lub podmioty były w nie zaangażowane. Dokładność archiwizacji chronologicznej może być szczególnie pomocna w postępowaniu sądowym. Chronologiczne archiwizowanie pozwala również na szybki dostęp do konkretnych dokumentów, których potrzebujesz, bez konieczności przeszukiwania całej dokumentacji, o ile znasz ramy czasowe, w których dokumenty zostały utworzone lub zmodyfikowane.

• Plikowanie chronologiczne jest doskonałą metodą w przypadku większych zakupów i znaczących relacji biznesowych.
  
• Plikowanie chronologiczne pozwala również na szybki dostęp do konkretnych dokumentów, których potrzebujesz, bez przeszukiwania całego pliku, tak długo, jak znasz ramy czasowe, w których dokumenty zostały utworzone lub zmodyfikowane.

Konsekwencje

Plikowanie chronologiczne może skutkować dużymi plikami, które zajmują dużo miejsca. Ponadto, akta chronologiczne mogą zawierać nieistotne dokumenty, takie jak formularze i rutynowa korespondencja, które nie muszą być archiwizowane. Ponieważ wszystkie dokumenty związane z daną sprawą są przechowywane, może być trudno łatwo wyciągnąć konkretny dokument, który jest potrzebny, jeśli nie znasz daty jego utworzenia lub modyfikacji. Jednym ze sposobów na złagodzenie tej niedogodności jest prowadzenie indeksu wszystkich dokumentów w aktach, z jedną kolumną zawierającą datę dokumentu i drugą kolumną opisującą dokument, tak aby można było łatwo zlokalizować konkretny dokument. Indeks powinien być aktualizowany za każdym razem, gdy nowy dokument jest dodawany do pliku.

• Plikowanie chronologiczne może skutkować dużymi plikami, które zajmują dużo miejsca.
  
• Ponadto, pliki chronologiczne mogą zawierać nieistotne papiery, takie jak formularze i rutynowa korespondencja, które nie muszą być archiwizowane.

Odwrócone archiwizowanie chronologiczne

Inną powiązaną, ale odmienną metodą archiwizacji jest odwrotne archiwizowanie chronologiczne. Używając tej metody, najnowszy dokument jest umieszczany na początku pliku, a wszystkie dokumenty są składane w podobny sposób (np. 1 czerwca, 1 maja, 1 kwietnia). Czy używać metody chronologicznej czy odwrotnej chronologicznej jest osobistą preferencją, ale wiele osób woli tę drugą metodę do archiwizowania takich rzeczy jak zapłacone rachunki za karty kredytowe lub media, ponieważ starsze faktury i potwierdzenia płatności rzadko muszą być dostępne.