Zalety numerycznego systemu archiwizacji

Wszystkie organizacje wymagają dobrego zarządzania dokumentacją, od momentu jej wygenerowania do momentu usunięcia jej z systemu. Nieistniejące lub źle zaplanowane systemy archiwizacji prowadzą do trudności w wypełnianiu i wyszukiwaniu dokumentów lub do braku efektywności w zarządzaniu przepływem informacji. Mogą one również powodować problemy prawne z powodu zagubienia lub niechlujnego prowadzenia dokumentacji. Dobrze zaprojektowane systemy archiwizacji wykorzystują alfabetyczne, alfanumeryczne lub numeryczne kodowane etykiety, generując efektywne zarządzanie dokumentacją i produkując bardziej profesjonalnie zarządzane organizacje.

Numeryczne systemy archiwizacji wyjaśnione

Numeryczne systemy archiwizacji przypisują numery do każdego pliku lub rekordu zawierającego informacje. Numeracja może być pobierana z samego rekordu (np. numery zamówień zakupu), numerowanie plików w kolejności generowania rekordów (od 1 do 1,000), przy użyciu numeracji sekcyjnej, gdzie pliki numerowane w sekcjach -- lub kategoriach -- jak 100, 200, 300, itd. należą do określonych podpozycji tematycznych lub przy użyciu dziesiętnych (podobnych do systemu dziesiętnego Deweya). Systemy numeryczne często zawierają indeks plików, aby pomóc w wyszukiwaniu rekordów.

Organizacja i utrzymywanie porządku

Kodowanie numeryczne pozwala na przesuwanie całych sekcji rekordów przy zachowaniu właściwej kolejności. Rekordy są archiwizowane kolejno, od prawej do lewej i od góry do dołu. Pliki numeryczne proste są organizowane w kolejności rosnącej - od najniższego do najwyższego numeru. Akta podwójnie numerowane mają dwa lub więcej zestawów numerów, oddzielonych myślnikami, przecinkami lub spacjami, i uporządkowane są przez zestaw otwierający, po którym następują kolejne numery. Systemy chronologiczno-numeryczne indeksują pliki według roku, miesiąca i dnia. Systemy terminalno-cyfrowo-numeryczne pozwalają na grupowanie plików na półkach, organizowanie plików według ostatniego numeru (o długości od dwóch do czterech cyfr) jako głównego elementu archiwizacji i archiwizowanie rekordów kolejno według ostatniego numeru, środkowego numeru, a następnie pierwszego numeru. Zapotrzebowanie na miejsce na półkach jest łatwe do określenia poprzez grupowanie rekordów według sekcji numerycznych - 10s, 100s, 1000s rekordów na półkę lub jednostkę regałową. Dodatkowo, organizacja rekordów jest dodatkowo wzmocniona przez indeksowanie plików.

• Kodowanie numeryczne pozwala na przesuwanie całych sekcji rekordów przy zachowaniu właściwej sekwencji.
  
• Duplex-numeryczne pliki mają dwa lub więcej zestawów numerów, oddzielonych myślnikami, przecinkami lub spacjami, i ułożone przez zestaw otwierający, po którym następują kolejne numery.

Dokładność

Systemy archiwizacji o dużej objętości - akta często wyszukiwane i uzupełniane - w połączeniu z kolorowymi etykietami przyspieszają wyszukiwanie i odkładanie akt oraz eliminują pomyłki związane z kolejnością numerów. W systemach terminalowo-cyfrowych, na przykład, ostatnia cyfra jest kodowana jednym kolorem, środkowa cyfra otrzymuje osobny kolor, a pierwsza cyfra otrzymuje swój własny kolor. W miarę jak zmienia się pierwsza, środkowa i ostatnia cyfra, zmienia się również kolor. Kolor działa jak wizualna wskazówka, zwiększając szybkość i efektywność archiwizacji.

• Systemy archiwizacji o dużej objętości - pliki często wyszukiwane i ponownie archiwizowane - w połączeniu z kolorowymi etykietami przyspieszają wyszukiwanie i odkładanie plików oraz eliminują pomyłki związane z kolejnością numerów.
  
• W systemach terminalowo-cyfrowych, na przykład, numer końcowy jest kodowany jednym kolorem, numer środkowy otrzymuje oddzielny kolor, a numer pierwszy otrzymuje swój własny kolor.

Szybkość archiwizacji

Numeryczne systemy archiwizacji w połączeniu z kodowaniem kolorami zwiększają szybkość archiwizacji i wyszukiwania rekordów - nawet gdy wyszukiwanie pliku oznacza odwołanie się do indeksu w celu zidentyfikowania numeru pliku - ponieważ urzędnik ma natychmiastową świadomość lokalizacji pliku według grupy plików. W przypadku fuzji organizacji, gdy poszczególne organizacje mają różne systemy numeracji, kody numeryczne nie muszą być zmieniane. Dodawanie plików do segregatora jest szybsze, ponieważ pliki o mniejszej numeracji (6-cyfrowe) są umieszczane na lewo od plików o wyższej numeracji (7-cyfrowych).

Poufność

Numeryczne systemy archiwizacji umożliwiają identyfikację konkretnych rekordów przy jednoczesnym zachowaniu poufności, co jest szczególnie ważne w przypadku dokumentacji medycznej, dokumentacji klientów i pracowników, poprzez wyeliminowanie wszelkich znaczników tożsamości. Systemy numeryczne są zgodne z zasadami HIPAA.