Rodzaje systemów archiwizacji dokumentacji medycznej

W dziedzinie medycyny, archiwizacja jest jednym z podstawowych procesów, jeśli chodzi o zarządzanie informacją. Jeśli nie złożyć swoje rekordy i przechowywać je bezpiecznie, odzyskiwanie informacji w czasie potrzeby może być znacznie utrudnione. Różne metody porządkowania dokumentacji medycznej będą miały wpływ na utrzymanie dokumentacji i wyszukiwanie informacji.

Plikowanie alfabetyczne

Plikowanie alfabetyczne, dokumentacja medyczna jest zorganizowana przy użyciu nazwiska i imienia. Ułatwia to odnalezienie dokumentacji medycznej podczas wizyt. Ten system archiwizacji przyspiesza proces wyszukiwania informacji, ale nie zapewnia poufności; pacjent może być łatwo zidentyfikowany w ten sposób, ale nazwisko musi być widoczne, aby to zrobić.

System numeryczny prosty

System numeryczny przechowuje dokumentację medyczną w porządku chronologicznym. Istnieją trzy rodzaje prostych systemów numerycznych stosowanych w przechowywaniu dokumentacji medycznej: system numeracji jednostek, system numeracji jednostek seryjnych i system numeracji seryjnej. W systemie numeracji seryjnej każdy pacjent otrzymuje nowy numer za każdym razem, gdy jest leczony w szpitalu. Jeśli pacjent odwiedza szpital pięć razy, otrzymuje pięć różnych numerów kartoteki medycznej. W odróżnieniu od systemu numeracji seryjnej, w systemie numeracji jednostkowej, pomimo otrzymania nowego numeru dokumentacji medycznej, poprzednie rekordy są przenoszone i archiwizowane według numeru, który został nadany ostatnio. W systemie numeracji jednostkowej podczas pierwszej wizyty nadawany jest jeden numer medyczny, który obowiązuje podczas wszystkich kolejnych zabiegów i wizyt. Prosta numeryczna metoda archiwizacji zwiększa poufność danych klienta i ułatwia wyszukiwanie informacji. Kolejną zaletą jest to, że personel gabinetu może być łatwo przeszkolony w zakresie jej stosowania.

• System numeryczny przechowuje dokumentację medyczną w porządku chronologicznym.
  
• Jeśli chodzi o system numeracji jednostkowej, podczas pierwszej wizyty pacjentowi przypisywany jest jeden numer medyczny, który ma zastosowanie we wszystkich kolejnych zabiegach i wizytach.

Middle- Digit Filing

W tym typie systemu numeracji medycznej, numery są pogrupowane w pary tak samo jak w przypadku numeracji terminalnej. Jednak w tym przypadku, numery główne są tworzone przez dwie cyfry w środku sześciu kolejnych numerów, podczas gdy numery drugorzędne to pierwsze dwie cyfry w tej samej kolejności sześciu numerów. Numery trzeciorzędne składają się z dwóch ostatnich cyfr. Wadą tego typu archiwizacji jest to, że jest ona bardziej skomplikowana i dlatego personel wymaga więcej czasu na szkolenie. Ponadto nie można go stosować w przypadkach, gdy liczba cyfr jest większa niż sześć.

• W tym typie archiwizacji medycznej numery są pogrupowane w pary, tak jak w przypadku archiwizacji końcowo-cyfrowej.

Terminal Digit Filing

W systemie archiwizacji końcowo-cyfrowej dwie ostatnie cyfry oznaczają podstawową lokalizację pliku. System ten składa się z sześciu cyfr rozdzielonych na trzy grupy za pomocą myślnika, na przykład 45-67-78. W systemie tym mamy zarówno numer dodatkowy jak i główny, które składają się odpowiednio z dwóch ostatnich i dwóch pierwszych cyfr.

Plikowanie środkowej cyfry

Plikowanie środkowej cyfry jest odmianą filtrowania końcowej cyfry. Przypisuje ona cyfry po prawej stronie serii jako trzeciorzędne. Natomiast cyfry środkowe i lewe są określane odpowiednio jako pierwszo- i drugorzędne. Zaletą tego systemu w porównaniu z innymi jest to, że można łatwo zastosować kodowanie kolorami. Wadą jest to, że jako pacjent, Twoje numery są ograniczone tylko do sześciu cyfr, co ułatwia podział na cyfry podstawowe, drugorzędne i trzeciorzędne.

• Plikowanie cyfr środkowych jest odmianą filtrowania cyfr końcowych.
  
• Wadą jest to, że jako pacjent, Twoje numery są ograniczone tylko do sześciu cyfr, co ułatwia podział na numery podstawowe, drugorzędne i trzeciorzędne.

Subject Filing System

System dokumentacji przedmiotowej organizuje dokumentację pacjenta na podstawie obszaru tematycznego, takiego jak informacje o ubezpieczycielu lub pacjencie. Zaletą tego typu dokumentacji medycznej jest to, że wszystko, co jest związane z konkretnym tematem jest zgrupowane w jednym miejscu. Wadą jest to, że trudno jest zdecydować o miejscu przechowywania informacji. Dzieje się tak dlatego, że niektóre informacje pasują do więcej niż jednego obszaru tematycznego lub do żadnego.

• System kartotek przedmiotowych organizuje dokumentację pacjenta na podstawie obszaru tematycznego, takiego jak informacje o ubezpieczycielu lub pacjencie.
  
• Zaletą tego typu dokumentacji medycznej jest to, że wszystko, co jest związane z konkretnym tematem, jest zgrupowane w jednym miejscu.