Wady ręcznego systemu baz danych

Podczas gdy cyfrowe bazy danych, takie jak Microsoft Access, są popularne wśród biur, firmy musiały polegać na ręcznych systemach baz danych, dopóki komputery osobiste nie stały się powszechne. Ręczny system baz danych może obejmować system segregatorów, teczek i szafek na dokumenty. Systemy te, choć nadal stanowią dużą część wielu firm, które nie podjęły wysiłku, aby całkowicie wyeliminować papierowe operacje, mają wiele wad, które czynią je mniej atrakcyjnymi niż cyfrowe bazy danych.

Szukalność

W systemie ręcznej bazy danych informacje muszą być wyszukiwane ręcznie, a nie elektronicznie. Podczas gdy cyfrowa baza danych zazwyczaj umożliwia użytkownikom przeszukiwanie całej bazy danych w poszukiwaniu konkretnych informacji w ciągu kilku sekund, osoba poszukująca informacji w ręcznej bazie danych może spędzić godziny na poszukiwaniu konkretnego fragmentu danych, przeszukując pojedynczo pliki i szafy w poszukiwaniu informacji. Staje się to szczególnie problematyczne w dużych firmach, które mogą mieć kilka pokoi z danymi w formie papierowej.

Analiza

Nowoczesne systemy baz danych pozwalają użytkownikom na szybkie pobieranie danych z wielu obszarów bazy danych w celu ich porównania. W ten sposób pracownicy mogą pobierać informacje z różnych źródeł i analizować je pod kątem ważnych trendów lub innych przydatnych informacji, tworząc wykresy i inne narzędzia. W przypadku ręcznej bazy danych pracownik musiałby jednak wiedzieć z wyprzedzeniem, jakich danych potrzebuje, i musiałby je znaleźć i skompilować ręcznie, co potencjalnie zajęłoby mu znacznie więcej czasu.

Integralność danych

Dane w systemach ręcznych są zazwyczaj dostępne dla więcej niż jednej osoby naraz i są podatne na zagubienie lub niewłaściwe przechowywanie. Jeśli pracownik zabierze folder z danymi z bazy danych na swoje biurko, dane te nie będą już dostępne dla innych pracowników, zwłaszcza jeśli nikt nie wie, że pierwszy pracownik miał te dane na swoim biurku. Pracownik może również przypadkowo przenieść dane do innej lokalizacji, co znacznie utrudni innemu pracownikowi późniejsze odnalezienie tych samych informacji.

Uszkodzenia

Ręczne bazy danych są podatne na uszkodzenia, zniszczenie i kradzież w sposób, w jaki nie są podatne bazy cyfrowe. Firma może tworzyć kopie zapasowe swoich danych cyfrowych zarówno na miejscu, jak i poza siedzibą, zapewniając ich bezpieczeństwo w przypadku pożaru budynku biurowego lub podobnej katastrofy. Natomiast ręczna baza danych może istnieć tylko w jednym miejscu, bez żadnych kopii. W rezultacie, ręczna baza danych byłaby bardzo podatna na pożar lub inną klęskę żywiołową. Ponadto, podczas gdy każdy złodziej mógłby potencjalnie ukraść dane z systemu ręcznej bazy danych, cyfrowy system może być chroniony za pomocą komputerowych środków bezpieczeństwa.

• Ręczne bazy danych są podatne na uszkodzenia, zniszczenie i kradzież w sposób, w jaki cyfrowe bazy danych nie są.
  
• W dodatku, podczas gdy każdy złodziej mógłby potencjalnie ukraść dane z systemu ręcznej bazy danych, cyfrowy system może być chroniony za pomocą komputerowych środków bezpieczeństwa.