Jak napisać list o redukcji godzin dla pracowników produkcyjnych

Nikt nie lubi przekazywać złych wiadomości, szczególnie pracownikom. Kiedy biznes spada, często konieczne jest zwolnienie ludzi lub zmniejszenie liczby godzin pracy. Te wiadomości są szczególnie trudne do napisania w liście, ponieważ może się wydawać, że bez względu na to, jak przedstawisz fakty, odbiorcy będą źli i zdenerwowani. Na szczęście, z pewnym planowaniem możesz napisać list, który pozwoli pracownikom łatwo się zwolnić i pomoże im zrozumieć trudny charakter Twojej decyzji o zmniejszeniu liczby godzin.

• Nikt nie lubi przekazywać złych wiadomości, zwłaszcza pracownikom.
  
• Na szczęście, z pewnym planowaniem możesz napisać list, który pozwoli pracownikom łatwo się zwolnić i pomoże im zrozumieć trudny charakter Twojej decyzji o zmniejszeniu liczby godzin.

Podaj datę. Pomiń spację. Jeśli personalizujesz list do każdego pracownika z osobna, użyj funkcji mail merge w edytorze tekstu, aby dodać nazwiska i adresy. Możesz też całkowicie pominąć adres wewnętrzny i napisać list ogólny, jeśli masz zbyt wielu pracowników, aby tworzyć spersonalizowane kopie.

Otwórz list, wpisując "Drogi (Wpisz nazwisko pracownika)", a następnie dwukropek. Jeśli piszesz list ogólny, wpisz "Drogi Ceniony Pracowniku", a po nim dwukropek.

Zacznij list od przedstawienia tła. Wyjaśnij, dlaczego firma traci pieniądze i co do tej pory próbowałeś zrobić, aby zwiększyć zyski. Napisz jasnym językiem, ale na tyle szczegółowo, aby pracownicy zrozumieli, że firma przechodzi przez trudne czasy. Nie wspominaj o zmniejszonych godzinach pracy w pierwszym akapicie, ponieważ pracownicy prawdopodobnie przestaną czytać, a Ty stracisz okazję do wyjaśnienia sytuacji lub podjęcia próby zachowania ich dobrej woli.

• Otwórz list, wpisując "Drogi (Wpisz imię i nazwisko pracownika)", a następnie dwukropek.
  
• Nie wspominaj o zmniejszeniu liczby godzin w pierwszym akapicie, ponieważ pracownicy prawdopodobnie po prostu przestaną czytać, a Ty stracisz okazję do wyjaśnienia sytuacji lub podjęcia próby zachowania ich dobrej woli.

Wyjaśnij zmniejszenie liczby godzin w drugim akapicie. Bądź konkretny. Ile godzin pracownicy mogą spodziewać się stracić każdego tygodnia? Kiedy wrócą do swojego normalnego harmonogramu, jeśli dotyczy? Pracownicy będą mieli wiele pytań, a zajęcie się nimi teraz zapobiegnie zamieszaniu i telefonom do biura.

Podkreśl dobre wiadomości, jeśli takie są. Na przykład, jeśli zmniejszasz liczbę godzin, aby uniknąć zwalniania kogokolwiek, powiedz o tym. Nawet jeśli dobra wiadomość jest stosunkowo niewielka, pomoże pracownikowi poczuć, że masz na sercu jego najlepsze interesy.

Podaj informacje o działaniu w ostatnim akapicie. Jeśli pracownicy muszą zrobić cokolwiek, np. wypełnić dodatkową pracę papierkową, daj im znać. Podziękuj im za współpracę w tym trudnym procesie.

• Podkreśl dobre wiadomości, jeśli takie są.
  
• Podaj informacje o działaniu w ostatnim akapicie.

Zamknij list, wpisując "Z poważaniem," i pomijając trzy spacje w wierszu. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz tytuł. Wydrukuj list i podpisz go nad swoim imieniem i nazwiskiem.