Jak napisać raport uzasadnienia

Raporty uzasadnienia są pisane w celu obrony zmian w polityce lub procedurze. Często są one pisane bez żadnej prośby ze strony czytelnika. Raport koncentruje się na odpowiedzi na pytanie "dlaczego powinniśmy?". Zrób to, dostarczając dowodów potwierdzających i przekonujących argumentów na poparcie zmian, które proponuje twój raport.

Użyj podstawowego nagłówka notatki (To/From/Date/Subject) i wypełnij go. Wyraźnie zaznacz, kto powinien przeczytać raport, kto go napisał i jaki jest temat treści.

Napisz akapit otwierający, który opisuje problem lub cel Twojego raportu. Wyjaśnij w kilku zdaniach, jakie są Twoje zalecenia, i wyjaśnij korzyści, jakie przyniosą.

• Raporty uzasadniające są pisane w celu obrony zmian w polityce lub procedurze.
  
• Wyjaśnij w kilku zdaniach, jakie są Twoje zalecenia, i wyjaśnij korzyści, jakie przyniosą.

Napisz wprowadzenie do raportu, które bardziej szczegółowo opisuje cel i znaczenie raportu. We wstępie należy podać cel i znaczenie raportu, a także informacje ogólne, które pomogą czytelnikowi zrozumieć motywy i uzasadnienie zaleceń.

W głównej części raportu należy wyjaśnić, w jaki sposób proponuje się wdrożenie zaleceń. Należy podać konkretne szczegóły dotyczące nowych procedur lub rozwiązań. Wyjaśnij, kto będzie zaangażowany, co będzie robił, ile to będzie kosztowało i jak długo potrwa realizacja. Podaj badania lub metody, które zastosowałeś, aby dojść do swoich wniosków. Uwzględnij wady i problemy, jakie mogą powstać w wyniku zastosowania nowych procedur. Bądź precyzyjny, zorganizuj swój materiał logicznie i bądź uczciwy; to doda siły Twoim argumentom.

• Napisz wstęp do swojego raportu, w którym bardziej szczegółowo przedstawisz cel i znaczenie swojego raportu.
  
• Użyj głównej części swojego raportu, aby wyjaśnić, jak sugerujesz wdrożenie swoich zaleceń.

Zakończ swój raport uzasadnienia krótkim podsumowaniem swoich wniosków i zaleceń. Na tym etapie nie należy wprowadzać nowych informacji, lecz przeanalizować główne argumenty przemawiające za rekomendacjami. Napisz krótki akapit zamykający notatkę.

TIP

Podkreśl zalety swoich zaleceń i wyjaśnij, jak przeważają one nad ewentualnymi wadami. Staraj się pisać pozytywnie. Unikaj słów takich jak może, być może i być może. Zapewnij równowagę w swoim raporcie, omawiając alternatywne rozwiązania. Zalecenie, które uważasz za bardziej obiecujące, umieść na końcu. Jasno określcie, jakie kroki powinniście podjąć w ramach swoich rekomendacji. Unikaj ogólników, bądź konkretny. Wprowadzaj każdą rekomendację czasownikiem czynnym, aby dodać siły swoim sugestiom.