Jak napisać raport sprzedaży

Zarządzający uważnie śledzą działania i produktywność swoich handlowców poprzez raporty sprzedaży. Pisanie raportów sprzedaży to sposób, w jaki kierownictwo może ocenić, jak dobrze firma i sprzedawcy postępują w kierunku osiągnięcia celu sprzedaży. Raport sprzedaży powinien dostarczać tych informacji, jak również ostrzegać kierownictwo o wszelkich problemach, które mogłyby przeszkodzić w osiągnięciu celu sprzedaży.

• Zarządzanie uważnie obserwuje działania i produktywność swoich sprzedawców poprzez raportowanie sprzedaży.
  
• Raport sprzedaży powinien dostarczać tych informacji, jak również ostrzegać kierownictwo o wszelkich problemach, które mogłyby przeszkodzić w osiągnięciu celu sprzedaży.

Zacznij ten dokument przeglądu wewnętrznego, używając formatu memorandum. Zaadresuj notatkę do swojego dyrektora sprzedaży lub kierownika sprzedaży. W razie potrzeby skopiuj inne osoby na dokument, takie jak dyrektor ds. marketingu.

Bądź zwięzły, opisując temat notatki. Na przykład, nazwij ją "Sprzedaż w pierwszym kwartale 2010 roku w regionie południowym". Rozpocznij dokument, używając bardzo bezpośredniego, objaśniającego języka, np. "To przedstawia sprzedaż za okres od kwietnia do maja 2010 r. dla Regionu Południowego, który obejmuje Teksas, Missouri i Oklahomę."

Jeśli istnieją jakieś zastrzeżenia, które należy ujawnić w odniesieniu do danych i informacji zawartych w dokumencie, określ je w pierwszym akapicie. Jeśli, na przykład, informacje są niekompletne, ponieważ niektóre dane nie zostały jeszcze otrzymane, należy to zaznaczyć pogrubioną, podkreśloną czcionką.

Zaproponuj podsumowanie na wysokim poziomie w postaci wykresu liczb sprzedaży z bieżącego okresu oraz sprzedaży skumulowanej od początku roku. Wykonaj szereg analiz porównawczych, aby umieścić te liczby w kontekście, takich jak procent lub plus/minus w stosunku do celu i w stosunku do poprzedniego roku. Pozwól, aby liczby mówiły same za siebie, ale zapewnij krótkie, pisemne podsumowanie stanu działań sprzedażowych.

• Jeśli istnieją jakiekolwiek zastrzeżenia, które musisz ujawnić w odniesieniu do zawartych danych i informacji, określ je w pierwszym akapicie.
  
• Pozwól, aby liczby mówiły same za siebie, ale zapewnij krótkie, pisemne podsumowanie stanu działań sprzedażowych.

Raportuj wyniki sprzedaży na wiele różnych sposobów, aby dać kierownictwu pełny przegląd sytuacji w zakresie sprzedaży pod względem rozprowadzonych jednostek produktu (lub innych odpowiednich miar dla Twojej firmy) i wielkości sprzedaży w dolarach.

Powtórz raportowanie sprzedaży w sposób bardziej szczegółowy, np. według terytorium, stanu, brokera, a nawet sklepu lub innego poziomu mikro. Podkreśl zarówno dobre, jak i złe wiadomości, używając pogrubionej czcionki lub nawet czerwonego atramentu, jeśli sprzedaż wykazuje tendencję spadkową. Ponownie, zapewnić pisemne podsumowanie najważniejszych punktów szczegółowych informacji sprzedaży.

Włącz w raporcie wszelkie problemy lub możliwości w swoim terytorium sprzedaży, które powinny być wniesione do uwagi kierownictwa. Należy również odnotować, jakie działania zamierzasz podjąć, aby wykorzystać te sytuacje lub im zaradzić. Używaj czasowników akcji.

Staraj się w miarę możliwości ograniczyć swój dokument do jednej strony. Sprawdź podwójnie swoje obliczenia. Przekazuj raporty sprzedaży w tym samym czasie każdego kwartału i bądź gotowy do obrony każdej negatywnej informacji podczas osobistego spotkania z menedżerem sprzedaży.