Jak napisać list w imieniu kogoś innego

Istnieje wiele przypadków, w których możesz zostać poproszony o napisanie listu w imieniu kogoś innego. Prawnicy, na przykład, robią to regularnie. Podobnie ludzie, którzy są proszeni o napisanie referencji charakteru dla sądu, zaczynają swoje listy od "Piszę w imieniu Jane Doe." Inne sytuacje obejmują pisanie dla ludzi, którzy nie mają umiejętności, aby zrobić to samemu lub którzy są uczącymi się drugiego języka i nie mogą pisać po angielsku. Innym powodem, dla którego ktoś prosi Cię o napisanie listu w jego imieniu, może być uraz fizyczny. Niezależnie od tego, dlaczego piszesz list dla kogoś innego, format jest spójny.

Spotkaj się z osobą, w imieniu której masz zamiar napisać list. Sporządź listę punktów do omówienia, osobę, do której należy skierować list i wszelkie inne szczegóły, które należy uwzględnić. Przedyskutuj temat listu, aż uznasz, że masz wystarczająco dużo informacji, aby napisać go poprawnie.

• Istnieje wiele przypadków, w których możesz zostać poproszony o napisanie listu w imieniu kogoś innego.
  
• Przedyskutuj temat listu, aż uznasz, że masz wystarczająco dużo informacji, aby napisać go poprawnie.

Przyjmij format blokowy dla listów biznesowych. Wszystkie zdania zaczynają się po lewej stronie strony; akapity są oddzielone odstępem między wierszami. Odległość między zamknięciami wynosi od trzech do czterech linii, co pozwala na umieszczenie podpisu. Pisz listy biznesowe raczej na maszynie niż odręcznie.

Jeśli to możliwe, pisz na papierze firmowym, ponieważ uwiarygodnia on Twoją korespondencję. Jeśli nie masz papieru firmowego, wpisz adres osoby, do której piszesz list, na górze strony, zostaw miejsce i wpisz datę.

• Przyjmij format blokowy dla listów biznesowych.
  
• Jeżeli nie masz papieru firmowego, wpisz adres osoby, do której piszesz list, na górze strony, zostaw miejsce i wpisz datę.

Zacznij od pozdrowienia, "Dear", po którym następuje imię i nazwisko osoby, tytuł i przecinek. Jeśli na przykład piszesz do firmy, będzie to "Dear Ms. Briggs," lub "To The Presiding Judge," jeśli jest to list do sądu.

Zaznacz, że piszesz w imieniu innej osoby, jeśli jest to właściwe, np. w liście do sądu. Jeśli jest to list wysyłany pod nazwiskiem drugiej osoby, nie musisz zaznaczać, że nie napisała go sama. W przypadku obrażeń fizycznych lub problemów językowych podaj powód: "Piszę w imieniu Jeremy'ego Smithersa, ponieważ złamał on oba nadgarstki jeżdżąc na nartach."

• Zadeklaruj, że piszesz w imieniu innej osoby, jeśli jest to właściwe, np. w liście do sądu.
  
• W przypadku obrażeń fizycznych lub problemów językowych podaj powód: "Piszę w imieniu Jeremy'ego Smithersa, ponieważ złamał on oba nadgarstki jeżdżąc na nartach."

Do rzeczy. Listy - czy to w imieniu kogoś innego, czy nie - muszą być krótkie i zwięzłe. Podaj powód, dla którego piszesz, a następnie rozpocznij nowy akapit dla swoich pomysłów wspierających. Pamiętaj, aby zmieniać akapity i zostawiać spację, kiedy zmieniasz pomysły.

Pisz łatwym do zrozumienia językiem. Nie używaj dużych słów, gdy wystarczą małe i trzymaj zdania krótkie. Dąż do jasności, a nie próbuj zaimponować czytelnikowi swoim bogatym słownictwem.

• Pisz łatwym do zrozumienia językiem.
  
• Dąż do jasności, a nie próbuj zaimponować czytelnikowi swoim bogatym słownictwem.

Utrzymaj ton biznesowy. Unikaj kwiecistych zwrotów i skup się na temacie, o którym piszesz. Nie wyrażaj swojej opinii na ten temat, chyba że istnieje ku temu bardzo dobry powód.

Podsumuj treść listu w akapicie podsumowującym. Określ również działania, które osoba, do której piszesz list, chce podjąć. Może to być wymiana wadliwego urządzenia lub prośba o spotkanie.

Użyj zakończenia "Sincerely" lub "Sincerely yours", aby zachować spójność z biznesowym tonem listu. Zwroty takie jak "Porozmawiaj wkrótce" lub "Twój przyjaciel" nie są odpowiednie.

Zostaw swój list na dzień lub tak, a następnie edytuj go. Oprócz błędów gramatycznych i ortograficznych, zwróć uwagę na powszechnie mylone słowa, takie jak "przeszedł i przeszłość" lub "wpływ i efekt". Porównaj go z oryginalną listą, aby upewnić się, że o niczym nie zapomniałeś.

• Użyj zakończenia "Sincerely" lub "Sincerely yours", aby zachować spójność z biznesowym tonem listu.
  
• As well as grammar and spelling errors, watch for commonly confused words such as "passed and past" or "affect and effect."

Postaw się na miejscu odbiorcy listu. Przeczytaj go na głos dla siebie i oceń pod kątem tonu i treści. Dokonaj odpowiedniej edycji.

Przeglądaj list z osobą, w imieniu której go napisałeś. Upewnij się, że nie przeoczyłeś niczego, co chciałaby zawrzeć w liście.