Jak napisać list biznesowy

Podczas odpowiadania na list lub zapytanie od klientów, współpracowników, klientów lub kolegów, ważne jest, aby zachować odpowiednią ilość formalności. Twoja pisemna komunikacja może być pierwszą i być może jedyną korespondencją pomiędzy Tobą a nadawcą, więc zrobienie dobrego wrażenia jest kluczowe.

• Podczas odpowiadania na list lub zapytanie od klientów, współpracowników, klientów lub kolegów, ważne jest, aby zachować odpowiednią ilość formalności.

Otwórz swój list z odpowiedzią poprzez odniesienie do oryginalnego listu, który otrzymałeś. Użyj linii otwierającej, takiej jak "W odniesieniu do Twojego listu" lub "Dziękuję za Twój list/e-mail". W tym momencie sparafrazuj niektóre z kluczowych punktów wymienionych w otrzymanym liście. Dzięki temu Twój rozmówca wie, że zrozumiałeś jego przesłanie i rozumiesz jego stanowisko. Jest to ważny element, jeśli masz do czynienia z szefem lub klientem, a jeszcze ważniejszy, jeśli to szef lub klient składa skargę. Pamiętaj, aby nie używać jego imienia, chyba że jesteście bliskimi przyjaciółmi lub kolegami z pracy, a on użył Twojego imienia w oryginalnym liście. Dla kogoś, z kim nie rozmawiasz konwersacyjnie, formalna forma jest najlepsza. Użyj nazwiska poprzedzonego panią, panią lub panem, jeśli znasz imię tej osoby, a jeśli nie znasz imienia, użyj zwrotu "Szanowny Panie lub Szanowna Pani."

Po przedstawieniu się, zajmij się pytaniem, zapytaniem lub skargą. Odpowiedz na wszelkie pytania lub skieruj osobę do kogoś, kto zna odpowiedzi i dołóż wszelkich starań, aby rozwiązać wszelkie problemy, na które zwrócono Ci uwagę. W przypadku skargi, pamiętaj, aby przeprosić za zaistniałą sytuację. Nie należy się bronić ani być nieuprzejmym w tej sprawie, ale przedstawić sprawę w uprzejmy i nieosądzający sposób. Możesz użyć zwrotu, takiego jak "Przepraszam za niedogodności. Z przyjemnością porozmawiam z Panem/Panią, aby znaleźć rozwiązanie Pana/Pani skargi. Pański biznes jest cenny i mam nadzieję, że pozostanie Pan moim klientem."

• Następnie po wprowadzeniu proszę odnieść się do pytania, zapytania lub skargi.

Zamknij swój list używając zwrotu, który przewiduje przyszłe wydarzenia, przeprasza po raz ostatni lub oferuje pomoc. Niektóre popularne zwroty, które są akceptowalne to: "Jeśli potrzebujesz więcej informacji, nie wahaj się ze mną skontaktować", "Jeszcze raz przepraszam za wszelkie niedogodności" lub "Czekam na Twoją odpowiedź". Ponownie, zachowaj formalność w miarę kończenia listu. W przypadku adresata, którego nie znasz, lub jeśli zwracasz się do całego działu, użyj zwrotu "Z poważaniem", a następnie swojego nazwiska. Jeśli znasz nazwisko, użyj "Z poważaniem". Dla przyjaciela lub bliskiego współpracownika, "Best Wishes" lub "Best Regards" są odpowiednie.