Jak napisać e-mail biznesowy, aby umówić się na spotkanie przy lunchu

Czy to spotkanie z klientem w celu przedstawienia propozycji, czy też przeprowadzenie roboczego lunchu z pracownikami, wysłanie zaproszenia pocztą elektroniczną może być szybkim i skutecznym sposobem koordynacji wydarzenia.

Pomyśl o swojej publiczności. Ton Twojego e-maila będzie musiał być dostosowany do tego, kogo zapraszasz na spotkanie. Niezobowiązujący ton sprawdzi się, jeśli spotkanie lunchowe odbędzie się w gronie pracowników, a Ty spędzisz czas na omawianiu strategii i burzy mózgów. Jeśli cel spotkania jest poważniejszy, musisz to wyraźnie zaznaczyć w korespondencji do zaproszonych pracowników. Jeśli spotkanie na lunchu jest z klientami, możesz potrzebować bardziej formalnego tonu, w zależności od Twoich relacji roboczych z nimi.

• Czy to spotkanie z klientami w celu przedstawienia propozycji, czy też przeprowadzenie roboczego lunchu z pracownikami, wysłanie zaproszenia pocztą elektroniczną może być szybkim i skutecznym sposobem koordynacji wydarzenia.
  
• Jeśli spotkanie na lunchu jest z klientami, możesz potrzebować bardziej formalnego tonu, w zależności od Twoich relacji roboczych z nimi.

Znajdź restaurację, która będzie w stanie pomieścić Twoją grupę. W zależności od liczby zaproszonych osób, może chcesz szukać obiektu, który ma prywatny pokój dostępny. Planując spotkanie przy lunchu z klientami, może pomóc znalezienie jadłodajni, która jest mniej gorączkowa, gdzie rozmowa nie będzie utrudniona z powodu hałasu.

Decyduj, kogo zaprosić na spotkanie przy lunchu i sprawdź kalendarz biurowy, aby ustalić, czy wszystkie strony będą dostępne w danym dniu. W przypadku spotkań z pracownikami przy lunchu, wykonaj szybki telefon z pytaniem, czy wybrane osoby będą dostępne w tym dniu, a następnie poproś je, aby pozostały otwarte podczas finalizowania planów.

• Decyduj, kogo zaprosić na spotkanie przy lunchu i sprawdź w kalendarzu biurowym, czy wszystkie strony będą dostępne w danym dniu.
  
• W przypadku spotkań lunchowych dla pracowników, wykonaj szybki telefon, aby zapytać, czy wybrani zaproszeni będą dostępni w tym dniu, a następnie poproś ich o pozostawienie go otwartym podczas finalizowania planów.

Zadzwoń do wybranej restauracji i dokonaj wstępnej rezerwacji. Daj im znać, że może trzeba będzie dostosować liczbę uczestników bliżej tej daty. Jeśli odkryjesz, że będziesz miał kilku uczestników więcej niż pierwotnie planowałeś, upewnij się, że powiadomisz restaurację tak szybko, jak to możliwe, aby personel mógł dostosować się do Twoich potrzeb.

Skomponuj swój e-mail, włączając adresy e-mail każdej osoby, którą chcesz zaprosić. W temacie wiadomości podaj powód wysłania e-maila. Zawrzyj w nim słowa takie jak "Ważne" lub "Zaznacz swój kalendarz", a także datę i powód. Na przykład, Twój temat może brzmieć: "Ważne: Roboczy Lunch 2/18/09 - Potrzebne zaproszenie". W przypadku lunchu z klientem, oczywiście, będziesz musiał dopracować temat i przekształcić go w prośbę, a nie żądanie.

Użyj treści e-maila, aby wyjaśnić konieczność spotkania na lunchu i co chciałbyś, aby uczestnicy przynieśli lub podzielili się podczas spotkania. W zależności od tego, jak trudno jest przypiąć ludzi w dół, może chcesz wymagać, że oni RSVP, więc można sfinalizować liczbę rezerwacji z restauracji. Jeśli organizujesz lunch dla klienta, możesz poprosić o spotkanie przy lunchu i określić, jakie kwestie chciałbyś z nimi omówić

TIP

Twoje podejście powinno być oparte na atmosferze pracy w Twojej firmie, od swobodnej do formalnej. Wyślij kopię do personelu administracyjnego, aby kalendarz biurowy mógł zostać zaktualizowany.