Jak obsługiwać centralę telefoniczną

Operatorzy centrali telefonicznej mają bardzo ważną pozycję w firmach. Ponieważ są oni często pierwszymi osobami witającymi klientów przez telefon, muszą zachować pogodę ducha i skuteczność w swoich procedurach operacyjnych. Centrale telefoniczne to wieloliniowe systemy telefoniczne, które umożliwiają użytkownikom przekazywanie połączeń na różne linie, prowadzenie rozmów konferencyjnych i odbieranie wielu połączeń jednocześnie. Chociaż wszystkie centrale mają różne funkcje, niektóre procedury operacyjne są uniwersalne niezależnie od typu centrali.

Zapoznaj się z numerami wewnętrznymi pracowników w biurze. Pomoże to w szybszym przekazywaniu połączeń.

Odbieraj dzwoniące telefony przez podniesienie słuchawki i wypowiedzenie powitania firmy. Niektóre centrale wymagają, abyś nacisnął przycisk wskazany przez dzwoniącą linię, aby odebrać telefon, szczególnie jeśli jesteś już na osobnej linii.

• Operatorzy centrali mają bardzo ważną pozycję w przedsiębiorstwach.
  
• Niektóre centrale wymagają, abyś nacisnął przycisk wskazany przez dzwoniącą linię, aby odebrać telefon, szczególnie jeśli jesteś już na osobnej linii.

Zadzwoń do pracowników firmy, wybierając po prostu ich numery wewnętrzne. Wiele central telefonicznych wymaga jednak, aby przed wywołaniem wybrać numer, taki jak "9". Skonsultuj się z instrukcją obsługi centrali telefonicznej lub z innym pracownikiem, aby dowiedzieć się, jak należy wybierać numery.

Zawieś połączenie, naciskając przycisk "Hold", jeśli to konieczne. Odebrać połączenie, naciskając przycisk "Hold" po raz drugi. Podczas wstrzymania połączenia możesz wykonywać wewnętrzne lub zewnętrzne rozmowy telefoniczne, odbierać inne dzwoniące linie lub zwracać się do klientów twarzą w twarz. Nie zapomnij tylko odebrać zawieszonego połączenia.

• Zadzwoń do pracowników firmy, wybierając po prostu ich numery wewnętrzne.
  
• Zawieś połączenie, naciskając przycisk "Hold", jeśli to konieczne.

Przekaż połączenie, naciskając przycisk "Transfer", a następnie czekając na sygnał wybierania. Wybierz numer wewnętrzny osoby, do której chcesz przekazać połączenie, a następnie ponownie naciśnij przycisk "Transfer". Naciśnij przycisk "Zwolnij", aby przekazać połączenie, lub po prostu odłóż słuchawkę.

• Przekaż połączenie, naciskając przycisk "Transfer", a następnie poczekaj, aż usłyszysz sygnał wybierania.

Rozpocznij połączenie konferencyjne, odbierając połączenie przychodzące lub wybierając numer. Naciśnij przycisk "Konferencja", a następnie poczekaj na sygnał wybierania. Wybierz numer lub numer wewnętrzny osoby odbierającej połączenie konferencyjne. Kiedy odbierze, poinformuj ją o połączeniu konferencyjnym, a następnie ponownie naciśnij przycisk "Conference" (Konferencja), aby połączyć strony. Powtórz tę procedurę ze wszystkimi stronami biorącymi udział w połączeniu konferencyjnym, a następnie naciśnij przycisk "Zwolnij" lub rozłącz się, aby zakończyć połączenie.

Przełącz rozmowę na zestaw głośnomówiący, naciskając przycisk "Głośnik". Zdejmij połączenie z zestawu głośnomówiącego, ponownie naciskając przycisk "Speaker".

Zapoznaj się z instrukcją obsługi centrali telefonicznej, aby uzyskać dodatkowe informacje na temat specyfiki systemu centrali telefonicznej.