Japońska etykieta biznesowa w poczcie elektronicznej

Prowadząc interesy za granicą, trzeba nie tylko być świadomym różnic kulturowych pomiędzy krajami, ale także odpowiednio dostosować własne reakcje do tych różnic. Jest to szczególnie ważne, gdy piszesz e-mail do japońskiej firmy lub potencjalnego kontrahenta, którego podstawowym językiem nie jest angielski, ponieważ nawet proste faux pas staje się o wiele bardziej skomplikowane z barierą językową. Przestrzegając właściwej japońskiej etykiety e-mailowej w środowisku biznesowym, udowadniasz swoją gotowość do zrozumienia japońskiej kultury i - przez rozszerzenie - swoją zdolność do przystosowania się do potrzeb firmy.

Imiona

Dodawanie wyróżnienia "-san" po imieniu odbiorcy jest powszechną uprzejmością, podobną do zwracania się do kogoś w Ameryce per Mister lub Miss. Nie należy ich łączyć, np. pisząc "Mr. X-san", gdyż jest to w zasadzie pozdrawianie czytelnika jako "Mister Mister X". Pamiętaj również, że w Japonii imiona i nazwiska są zapisywane w odwrotnej kolejności niż na Zachodzie - ostatnie imię jest przed pierwszym. Jeśli nie jesteś pewien, które imię jest nazwiskiem odbiorcy, dowiedz się o nie zawczasu, aby uniknąć częstej, ale irytującej pomyłki.

• Dodawanie wyróżnienia "-san" po imieniu odbiorcy jest powszechną grzecznością, podobną do zwracania się do kogoś w Ameryce per Mister lub Miss.
  
• Nie łącz ich, np. pisząc "Mr. X-san", ponieważ jest to w istocie pozdrowienie czytelnika jako "Mister Mister X".

Grzeczność

Maile biznesowe w Japonii są zazwyczaj pisane przy użyciu grzecznościowej formy języka, czasami zwanej "keigo", chyba że nadawca i odbiorca znają się bardzo dobrze. Jeśli nie jesteś pewien, czy używać keigo, czy nie, dobrze jest go używać, dopóki odbiorca nie powie ci, że nie jest to konieczne.

• Biznesowe e-maile w Japonii są generalnie pisane przy użyciu grzecznościowej formy języka, czasami zwanej "keigo", chyba że zarówno nadawca, jak i odbiorca znają się bardzo dobrze.

Fakt, że keigo jest wysoko cenione i uważane za standard, daje ci wskazówkę, jak ważna jest grzeczność w twoim liście. Podczas gdy e-maile są rzeczywiście mniej formalne niż zwykły list, uprzejme powitanie przed rozpoczęciem sprawy jest normalne i często oczekiwane. Nawet coś tak małego jak pytanie o pogodę będzie działać w tym przypadku.

Stringing

W Japonii uważa się za niegrzeczne ciągłe dopisywanie nowej wiadomości do starszej, aż do utworzenia całego wątku. Prawdopodobnie widziałeś to na forum lub dwóch, z późniejszymi odpowiedziami często wyglądającymi jak "Re:re:re:re:temat". Lepszym wyborem jest po prostu stworzenie nowego maila i odniesienie się do poprzedniego w zdaniu lub dwóch, aby zachować czysty i profesjonalny wygląd maila.

Japoński Vs. Angielski

Jeśli czujesz się wystarczająco pewnie ze swoimi japońskimi umiejętnościami, aby napisać e-mail w całości w tym języku, ta opcja pozwoli wielu biznesmenom na spokój. Podczas gdy angielski jest obowiązkowym przedmiotem nauczanym przez kilka lat w japońskich szkołach, nawet japońscy pracownicy nie zawsze uczą się tego języka na poziomie biznesowym i nie posługują się nim na co dzień, chyba że w sytuacjach, w których międzynarodowa komunikacja jest na porządku dziennym. Jeśli jesteś bardziej pewny siebie lub wolisz pisać po angielsku, zaznacz w swoim e-mailu, że przyszła komunikacja będzie odbywać się po angielsku, chyba że odbiorca zażyczy sobie, aby była po japońsku.

Age Gap Alternatives

Mimo że młodsze pokolenie jest generalnie bardziej obeznane z komputerami, wiele japońskich firm jest nadal prowadzonych przez starszych ludzi, którzy mogą nie być zaznajomieni, a nawet nie czuć się komfortowo z pocztą elektroniczną. Jeśli wiesz, że Twój odbiorca nie jest zaznajomiony z pocztą elektroniczną, spróbuj napisać krótką notatkę zawierającą ofertę bardziej szczegółowej rozmowy przez telefon lub osobiście, jeśli to możliwe. W ten sposób dasz moc decydowania swojemu czytelnikowi, jednocześnie pokazując własną biegłość w każdej z form komunikacji.