Jak napisać profesjonalną notatkę zewnętrzną

Wewnętrzne notatki korporacyjne dotyczą komunikacji w obrębie tej samej firmy. Są one mniej formalne niż listy biznesowe i zazwyczaj bardziej zwięzłe. Notatki różnią się od informowania pracowników o zmianach w praktykach firmy do ogłaszania nadchodzącego pikniku firmowego. Istnieją dwa rodzaje notatek: wewnętrzne i zewnętrzne. Notatka zewnętrzna to komunikacja między firmami. Możesz łatwo przekształcić standardową notatkę wewnętrzną w profesjonalną notatkę zewnętrzną.

Rozpoznaj różnicę między notatką wewnętrzną a zewnętrzną. Wewnętrzne notatki pozostają w obrębie prywatności korporacji. Notatki zewnętrzne przekazują informacje biznesowe do innej firmy, zazwyczaj w inny sposób niż pocztą, oraz do firmy w jakiś sposób zaangażowanej w określone funkcje biznesowe. Jako przykład profesjonalnej notatki zewnętrznej może posłużyć poniższy przykład. Firma X, towarzystwo funduszy inwestycyjnych, pisze notatkę dla pracowników firmy B, którzy uczestniczą w pewnym funduszu emerytalnym. Firma X wysyła duży pakiet notatek do firmy B, której pracownicy działu pocztowego rozsyłają je pocztą międzybiurową do wszystkich odbiorców notatek. Ta zewnętrzna notatka firmy X przekazuje informacje pracownikom firmy B, mimo że nie pracują oni dla firmy X.

• Wewnętrzne notatki firmowe dotyczą komunikacji w obrębie tej samej firmy.
  
• Zewnętrzne notatki firmowe przekazują informacje biznesowe innej firmie, zwykle w inny sposób niż pocztą, oraz firmie w jakiś sposób związanej z określonymi funkcjami biznesowymi.

Zacznij pisać swoją zewnętrzną notatkę. Otwórz program do edycji tekstu. Wpisz wszystkie niezbędne informacje kontaktowe na górze pustego dokumentu, takie jak nazwa firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail.

Podwójną spację po informacjach o firmie i wpisz słowo "Memo" lub "Memorandum" wielkimi literami. Zrób podwójną spację po słowie "Memo" i utwórz nagłówek, wpisując następujące pola, pamiętając o zrobieniu podwójnej spacji między nimi. Do:, Od:, Data: i Temat:.

• Zacznij pisać swoją notatkę zewnętrzną.
  
• Podwójną spację po informacji o firmie i wpisz słowo "Memo" lub "Memorandum" wielkimi literami.

Wypełnij pola nagłówka istotnymi informacjami. W przypadku notatki zewnętrznej, należy podać tytuł stanowiska wraz z nazwiskiem oraz inne zewnętrzne szczegóły, które nie byłyby wymagane w przypadku notatki wewnętrznej. Zamiast: "Od: John Doe", wpisz "Od: John Doe, President, Africa Division."

Pisz treść swojej notatki. Pojedyncze odstępy w tekście i podwójne odstępy między akapitami.

Dystrybuuj notatkę na zewnątrz.

TIP

Wielu edytorów tekstu posiada szablony notatek, których możesz użyć zamiast tworzyć własne. Możesz wysyłać notatki pocztą elektroniczną jako załącznik zamiast wysyłać papierowe kopie. Notatki zewnętrzne pozwalają zaoszczędzić na kosztach przesyłki, a jednocześnie komunikują się w ten sam sposób, co dokument pisemny.

Ostrzeżenie

Memo nie wymaga pozdrowienia, takiego jak "Drogi Panie Doe", ponieważ w nagłówku znajduje się pole "Do:". Nie należy wciskać akapitów treści notatki. Na końcu notatki nie należy używać komplementarnego zakończenia, takiego jak "Z poważaniem". Autor notatki został już wskazany w nagłówku.